Название, вынесенное в заголовок данной статьи, присвоено документу, являющемуся неотъемлемой частью эксплуатационной либо системной ЕСКД. В прямой постановке наличие инструкций технологических (ТИ) на предприятиях (в организациях, учреждениях) требуют действующие национальные стандарты ГОСТ тридцать четвёртой серии.
Где применяются ТИ
Практика показывает, что практически на каждом предприятии имеются как минимум одна, а чаще всего, сборник (ТИ). При этом каждый из подобных документов подробно описывает некий комплекс процессов (операций), либо единичную операцию, которая отдельно прописана в технологическом процессе. ТИ используются для обработки информации. Иными словами, это универсальный документ, который может быть отнесён либо к целому, например, АС, либо его части — функциональная роль сотрудника, функция, подсистема, процесс…
Предметом рассмотрения ТИ обычно становится конкретизация перечня операций, которые выполняет пользователь автоматизированной системы (АС) в ходе выполнения функциональных обязанностей или последовательность их выполнения. Обычно подобные системы создаются с использованием как специально созданного под соответствующую АС ПО (программного обеспечения), так и типового ПО. В любом из этих случаев каждая подобная программа поставляется пользователю с комплектом эксплуатационной документации (ЭД), которая разработана именно для неё.
Непосредственно пользователю требуется только один из комплекта предоставленных документов, а именно – руководство, так как именно в этом документе подробно изложены функции программы и содержание интерфейса.
Главной целью доведения до работников (они же – пользователи АС) предприятия создаваемых на нём руководств является обучение последних правильному выполнению задаваемого алгоритма работы на конкретном рабочем месте и разъяснение отдельных положений, которые предусмотрены именно этой АС.
Законодательная база
Процедура разработки данных руководств регламентируется на территории нашей страны следующими основными нормативными и законодательными документами:
· постановление Госстандарта под № 3380, которым указанная организация 27.12.90 приняла документ за № РД 50-34.698-90. Последний, в свою очередь, ввёл «Методические указания…»;
· действующий с 01.01.90 национальный ГОСТ под номером 34.201-89 (с изменениями на 01.12.90).
Важно понимать, что алгоритм работы пользователя АС и вся последовательность выполняемых им содержательных операций далеко не всегда прямо вытекает из положений действующей документации (эксплуатационной, в частности). Для решения подобных проблем и разрабатывают данные руководства. В текст последних вносится пошаговая последовательность исполнения тех или иных операций (обычно всех), которые оператор АС выполняет при осуществлении функциональных обязанностей.
ГОСТ с регистрационным номером 3.003-90. Этим нормативом определяется комплектация АС, считающаяся минимальной. Сюда включают:
· Сотрудников (персонал АС);
· Собственно программное обеспечение (ПО);
· Используемые технические средства (ТС).
Изо всего вышеизложенного вытекает, что, формально, данная инструкция технологическая — это упрощённая до предела форма документа, который предназначен для персонала АС.
Неограниченное множество АС возможно разработать даже на однотипном ПО. Именно в связи с этим первоочередной задачей, решаемой путём создания ТИ, считается соотнесение практической работы сотрудников именно на данном ПО с присущей этому АС функциональностью. А также конкретизация деятельности каждого сотрудника по существу.
Ряд недобросовестных разработчиков ПО для АС объединяет в едином тексте руководства порядок работы и собственно функциональность АС, т.е. пытается упростить себе работу. Подобное недопустимо, потому, что:
Одни и те же функции, заложенные в ПО, могут использоваться разными операторами, которые, весьма часто, выполняют принципиально различные задачи, что приводит к необоснованному многократному повторению текста для каждого оператора АС конкретно;
Подобный подход к разработке приведет к возникновению многократных переработок созданных текстов ТИ (например: при доработках ПО или при реорганизации предприятия);
Подобный комплексный документ обладает весьма существенными объёмами и неудобен для конкретного пользователя (много лишней, а главное, ненужной для последнего, информации). Плюс постоянно возникающие на стадиях согласования, доведения под роспись, утверждения сложности и т.п.
Законодательно предусмотрено, что в текст руководства обязательно должны быть включены следующие пункты:
· указанный документ создаётся под функциональные обязанности конкретного должностного лица (диспетчера, бухгалтера, менеджера…). Поэтому в него включают только операции, выполняемые именно этим специалистом;
· тех. руководство, по большому счёту, является сборником, в которым приведены все осуществляемые операции. Исключение составляют два раздела: вводный и служебный.
ТИ считается разработанной абсолютно правильно при условии, что приводимая в указанном документе последовательность осуществления операций на сто процентов совпадает с фактическими действиями персонала. Но это возможно далеко не всегда.
Термином «операция» в данном контексте обозначается действие сотрудника, которое выполняется последним в строго определённое для этого время (фиксированное начало и продолжительность) и осмысление которого проводится вне привязки его к средствам, используемым для его достижения. Нормативы требуют обязательного включения в раздел описания операций нижеприведённые графы:
· дискретное описание процесса (процедуры), согласно чему оператор АС пошагово выполняет операцию. Зависит от специфики используемой АС;
· результат проведения – в этой графе расписано: каким образом и что конкретно изменится в случае правильного и успешного выполнения операции;
· триггер – так принято называть обстоятельства, без наступления которого данную операцию выполнить невозможно. Говоря проще: КОГДА указанную операцию обязан осуществить оператор.
Как правило, кроме собственно описания операций в ТИ добавляют определённое количество полезной дополнительной информации. Например даётся информация о том, каким образом оператор может проверить, как прошла (и прошла ли вообще) та или иная операция, приводятся рекомендации на случай, если она не прошла. Самое сложное в данном случае, это удержать золотую «информационную середину», то есть: не переложить ненужной лишней информации и не забыть вставить важную.
Если у вас есть необходимость, то специалисты нашего центра оперативно проконсультируют вас и ответят на любые интересующие вас вопросы.
Отличие ТИ от других документов. Вид ТИ
Важно не забывать о том, что руководство и описание происходящего бизнес-процесса, это документы абсолютно разные, несмотря на то, что кажутся одинаковыми. Вносимые в ТИ операции группируют по принципу использования их сотрудниками одинаковых специальностей. А в описании – по их отношению к тем или иным технологическим процессам.
Обычно тех. руководства изготавливаются либо на бумажном носителе (так называемый линейный формат), либо на электронном носителе (многоуровневый HTML формат). Оба формата имеют свои достоинства и недостатки. Например, электронная версия ТИ даёт пользователю возможность одновременной работы сразу со всем информационным массивом документов, которые имеют опосредованное или прямое сопряжение. Версия бумажная – может быть включена в документооборот организации. Её можно доводить под роспись, утверждать…
Одна из разновидностей типовой структуры ТИ выглядит так:
· полное наименование организации в которой (или для которой) разрабатывается ТИ;
· наименование АС;
· регистрационный № ТИ;
· собственно содержание документа;
· наименование осуществляемой операции;
· полное наименование должности (категории сотрудников), для которых создано указанное руководство;
· требования, обязательные для соблюдения в ходе выполнения указанного алгоритма работы;
· пошагово расписанная процедура выполнения задачи (операции);
· подготовительные мероприятия;
· основные;
· заключительные.
Номенклатура разрабатываемого руководства устанавливается с учётом принятых на предприятии процессов обработки поступающей информации. Причём, непосредственную структуру создаваемой ТИ, выбирает её разработчик.
Обратившись в наш центр, вы получите грамотно составленное руководство, адаптированное под потребности именно вашего предприятия при разработке которой будут учтены положения всех действующих нормативов, законодательных и подзаконных актов. Мы работаем для того, чтобы ваш бизнес развивался ещё более успешно и динамично. Заказать требуемый вами документ можно здесь.
Указанная структура напрямую зависит от закладываемого в инструкцию технологическую содержания. Изданным 19.07.07 приказом Роспотребнадзор включил ТИ в список обязательных документов, наличие которых требуется для оформления СГР ТС. Номер приказа – 224.